Gestión eficaz de las vacaciones de los colaboradores

Cómo controlar las vacaciones de los colaboradores

La gestión de las vacaciones de los empleados es un factor importante para la correcta administración del personal. Incluso, existen información sobre ello en la Ley Federal del trabajador y que tienes que cumplir para evitar sanciones por parte de la autoridad mexicana.

Una gestión eficaz de las vacaciones y las faltas te puede garantizar un personal motivado, un personal motivado se traduce en mayor eficiencia y productividad. En consecuencia, si no otorgas las vacaciones en tiempo y forma a cada trabajador, esto puede significar agotamiento y falta de interés en cumplir con las actividades diarias. Hay que recordar que el descanso es parte importante en la vida de las personas y si este se pasa por alto, la probabilidad de descontento es muy alta.

Si en tu empresa no cuentan con un correcto sistema de gestión de vacaciones o no sabes cómo hacerlo, no te preocupes. Aquí te contamos todas las claves y herramientas de gestión de vacaciones laborales para hacerlo más eficaz.

Claves para gestionar las vacaciones de los empleados

En la página del Gobierno de México hace mención al artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo en México, en la cual dicta: que todo trabajador que tenga más de un año laborado en una empresa, disfrutará de un periodo anual de vacaciones pagadas, y que en ningún caso; será menor a seis días laborables. Según la ley, las vacaciones quedan de la siguiente manera:

  • Año 1; 6 días.
  • Año 2; 8 días.
  • Año 3; 10 días.
  • Año 4; 12 días.

Cada año se va aumentando 2 días extra, hasta llegar a los 9 años. Después de los 9 años, cada 4 años se aumentan dos días.

Otorgar vacaciones a tus empleados implica una organización detallada para evitar agendar dos vacaciones en un periodo, lo que afecta a la producción de la empresa. Por ejemplo, debes calendarizar las fechas en las que tus empleados tomarán vacaciones. Para hacerlo, estableces los días de acuerdo con la antigüedad de cada trabajador, para comunicar al personal, quién será el responsable de cubrir la ausencia.

Estrategias para gestionar correctamente las vacaciones de tu personal

Esta actividad la puedes hacer en un Excel, pero no sería lo más óptimo, en cambio puedes utilizar un Software de vacaciones que en cuestión de minutos, tienes acceso a una configuración para agendar vacaciones de manera eficiente. Para hacer aún mejor el proceso, los siguientes puntos te ayudarán.

  • Crear una base de datos interna

Contar con un registro de la fecha en que tus empleados comenzaron a laborar en tu empresa es fundamental para gestionar sus vacaciones. Muchas leyes laborales contemplan el número de días de asueto en función de la cantidad de años trabajados en la empresa.

Acceder los datos de los empleados en una base de datos, te solucionará muchos conflictos de administración. Además de tener mayor precisión para corroborar no solo el año de ingreso de cada trabajador sino el mes, incluso el día que inició actividades en la empresa. Con esta información, es más fácil poder tomar decisiones acerca del calendario de vacaciones.

  • Prioriza la asignación de vacaciones

La ley aconseja a aquellos empleados que tienen prioridad para tomar sus vacaciones. Normalmente el personal que cuenta con mayor número de años al servicio de la empresa, tienen preferencia al escoger sus días.

Un software de vacaciones te será de utilidad, porque te permite ingresar variables como: el control de la asistencia del personal, la fecha de ingreso de tu colaborador, además el software te ayudará a asignar las vacaciones por prioridad. Con estas funciones, te ahorras la función de hacerlo todo manual y ahorras tiempo porque el programa realiza todo, en tu persona solo recae la decisión de priorizar o revisar la información.

  • Crea un sistema rotativo

Los empleados que llegan a quedar fuera de la priorización tanto por edad como por no tener familia, podrían acusar de una injusticia al asignar las vacaciones. Por esta razón, expertos en el área, recomiendan crear un sistema rotativo para gestionar las vacaciones de los empleados.

El funcionamiento es muy simple, se trata de asignar de forma rotativa los días de descanso entre los empleados. Si un año, eliges que será por antigüedad en el puesto, al siguiente año puedes optar por los que tienen familia, y así puedes ir agregando categorías que ayuden al éxito de la gestión de vacaciones.

  • Preasignación de vacaciones

Comienza por solicitar las fechas tentativas de viaje entre las personas con mayor prioridad como tus empleados más antiguos. De esta forma, cuentas con más tiempo para planear y programar los calendarios y evitar que las fechas se “empalmen”, y poder resolver cualquier situación de disputa por días de vacaciones.

  • Asignación de suplentes

Entrenar a las personas que suplan a los empleados que toman vacaciones es fundamental para una correcta gestión de los trabajadores. Es importarte que la empresa logre cubrir esas actividades con personal dentro de la empresa o sub-contratando, con mayor razón si son personas de altos mandos.

  • Aprender a elegir las herramientas de gestión de vacaciones laborales

Te recomendamos que investigues y aprendas a utilizar las herramientas de gestión de vacaciones laborales correctas para tu negocio. Hoy en día, tienes muchas opciones, desde hacerlo en hoja de papel hasta adquirir un programa especializado para el control de recursos humanos.

Una gran ventaja es que puedes encontrar incluso versiones de software de vacaciones para pequeños negocios que son muy accesibles. De esta forma, las personas pueden gestionar la asistencia, las vacaciones y las faltas con este tipo de herramientas haciendo mucho más sencillo y preciso el proceso de gestionar vacaciones.

  • Usar un Software de vacaciones

Si lo que estás buscando es un software de vacaciones que te libere esta carga, el Software de Sesame para vacaciones, incapacidades y faltas, es tu mejor opción. Su definición es muy sencilla, se trata de un programa que nos ayuda a organizar cuándo asignar vacaciones a cada empleado, así como otras funciones primordiales como el manejo de faltas e incapacidades.

Imagina que el Software de vacaciones es un Excel con mayor tecnología, más funciones y herramientas que te ayudarán a asignar vacaciones por prioridad desde un clic. También tienes acceso a generar reportes sobre la gestión de las vacaciones de empleados desde tu aplicación móvil, haciendo más fácil el control, sin importar el lugar en el que te encuentres.

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