Estrategias de gestión documental para las empresas mexicanas

Pasos para llevar una buena gestión documental

Las empresas tienen una gran responsabilidad al recibir datos y documentos importantes y personales de sus empleados. A esto sumémosle facturas, órdenes de compra, nóminas, bajas de personal y un sinfín de archivos que se deben conservar por ley y que, con el pasar de los años, se van acumulando. De ahí la importancia de conocer mejores estrategias de gestión documental, que ayuden al manejo de toda aquella información que es tan valiosa para cualquier negocio.

La gran mayoría de los archivos de compañías guardan información privada de sus empleados, la cual debe tratarse con total cuidado. La gestión documental de empresas no es ningún juego, pero existen formas de dar un mayor orden y garantizar que todos los datos delicados, se mantengan a salvo.

Para comprender mejor la importancia de este tema, en este artículo te presentamos  los aspectos básicos para saber gestionar los documentos en las empresas conforme a la ley, así como algunas recomendaciones para mejorar la gestión documental de las empresas.

Cómo se deben gestionar los documentos en las empresas según la ley

En México existe una ley para gestionar los documentos en las empresas que contengan datos personales. Se conoce como Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares o, simplemente, Ley de Protección de Datos. Su objetivo es cuidar los datos personales, que se haga un buen uso de ellos y se respeten los derechos de sus dueños.

Se conoce como “datos personales” a todo aquello que sirva para identificar a alguien: nombre, domicilio, teléfono, firma, huella dactilar e incluso su historial académico y de trabajo. Por usar, almacenar y transferir este tipo de información, las empresas en México tienen ciertas obligaciones. Estas son las más importantes para crear buenas estrategias de gestión documental, según la Ley de Protección de Datos:

  • Se debe tener consentimiento del personal para manejar sus datos.
  • Los empleados deben tener información clara de para qué y cómo se utilizarán sus documentos.
  • Se debe garantizar la protección a la privacidad al momento de manejar todo este tipo de información.
  • Cada empresa puede tratar solamente con los datos que sean adecuados y relevantes para sus distintos fines.
  • La empresa tendrá que responder por todo el tratamiento que se dé a estos documentos.

Gestión documental en las empresas

Aún existen empresas que utilizan un sistema documental en físico, lo que significa que almacenan toda su información en papeles impresos y se resguardan en grandes archiveros. Esta práctica implica un gran riesgo para las empresas, ya que es muy fácil que estos documentos se pierdan, se dupliquen o inclusive que destruyan por algún incidente como mojarse o quemarse.

Antes del auge de la tecnología, era muy común encontrar grandes casilleros repletos de papeles importantes para la empresa. Esta situación generaba una gran contaminación, porque después de cierto tiempo de resguardo, las empresas iban desechando los papeles. El gasto en imprimir tantas hojas para la empresa representaba reducción en su rentabilidad.

Además, hay que recordar que la información en estos archiveros incluían información personal de los empleados y de áreas claves de la empresa. El extravío de un papel de características importantes podría significar problemas dentro de la empresa. Actualmente, esta práctica va disminuyendo y hoy existen en el mercado soluciones más eficientes, que mencionaremos más adelante.

Cómo mejorar la gestión documental de tu negocio

La Ineka Business School considera que el almacenamiento para gestionar los documentos en las empresas, ya no se puede clasificar entre “físico” y “digital”, pues ya todo se hace en este último formato. En la actualidad, se clasificarían por:

  • El sitio donde estén alojados.
  • La protección que tenga su acceso.
  • El formato de los archivos guardados.

Algunas estrategias de gestión documental, para mejorar el manejo y protección no sólo de los datos de los empleados, sino los de la empresa:

  1. Se recomienda que todos los documentos que se entreguen, estén en formato digital, para un mayor cuidado y fácil manejo. Si se llega a entregar algo en físico, se debe digitalizar cuanto antes.
  2. Una de las mejores estrategias de gestión documental es optar por un solo lugar donde almacenar todo. Organiza todo en un solo sitio para simplificar procesos.
  3. Tienes que hacer buenas clasificaciones si quieres gestionar los documentos en las empresas de manera eficiente. Crea carpetas con cada tipo de información y practica un buen orden. Por ejemplo: crea carpetas con la información fiscal de la empresa, la información financiera, laboral, legal y cualquier clasificación que sea importante para el correcto funcionamiento de tu empresa.
  4. Lleva un control de actualizaciones e historial de toda la información.
  5. Controla todos los accesos a los documentos. Mucha información no puede estar disponible para todos, así que debe haber una buena organización de quién tiene ciertas contraseñas.

Software de gestión documental

Si lo que buscas es mejorar la gestión documental de tu empresa, tu mejor opción es el software de gestión documental de Sesame, un software que te permite gestionar todo lo importante en un solo lugar. El software te permite gestionar todos los archivos relacionados con la documentación laboral del empleado. Por ejemplo; contratos laborales, certificados, anexos…

Además puedes acceder todo desde un mismo lugar, desde la app de Sesame. A través de tu celular tienes acceder a toda la información que necesitas. Todo al alcance de tu mano. 

La gestión documental toma cada vez mayor relevancia en las empresas, anteriormente, esta actividad era muy compleja y la pérdida de documentos importantes en la misma medida . Pero con el auge de la tecnología, este tema ha dejado de ser un problema para las empresas.

Hoy en día, con un software de gestión documental, les permite desde un clic, acceder a la información de cualquier trabajador sin la necesidad de perder tiempo buscando carpeta por carpeta.

Si aún no lo haz hecho, lleva la gestión de los documentos más importantes de tu empresa en un solo lugar y todo en formato digital de la mano de Sesame. Evita arriesgar documentos vitales para tu negocio.

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