¿Cómo elegir un gestor de tareas que se adapte a la empresa?

22 de febrero, 2021

Elegir el gestor de tareas adecuado para tu empresa puede optimizar muchos procesos, ahorrando tiempo y dinero. Además, ahora con la pandemia, se ha vuelto fundamental el poder gestionarlo todo a distancia.

¿Qué es un gestor de tareas?

Un gestor de tareas o gestor de proyectos es una herramienta indispensable para la figura del project manager. Es un rol encagado de que una tarea se lleve a cabo de principio a fin. Su función es la de delegar, coordinar, liderar y guiar a su equipo de trabajo, priorizando las tareas que son más urgentes e importantes.

Sin embargo, en tiempos recientes, han aparecido softwares que ayudan a hacer estas funciones de forma automática, como Sesame. De esta forma, se facilitan las actividades del Project Manager.

Cuando se hace mención a un gestor de tareas, nos referimos también a una herramienta que se usa para coordinar y realizar un seguimiento de tareas. Estas tareas pueden ser todas las que se hacen dentro de la empresa, o por departamento.

Características que se deben tomar en cuenta al escoger un gestor de tareas

A continuación se mencionamos las características y funcionalidades que un software de gestión de tareas tiene que tener, presta especial atención:

1. Plataformas disponibles

Debe de ser posible su uso en diferentes dispositivos. Celulares, Tablets y computadoras. Así, cualquier trabajador debe de poder usarlo y saber qué tareas debe de hacer. Por ejemplo, Sesame tiene una app para poder consultar desde el smartphone las tareas de todo el equipo con pocos clics. Además, esta característica hace que sea más fácil observar en todo momento qué está haciendo cada quien.

2. Crear tareas de forma simple

Para hacer todo más sencillo, un gestor de tareas como Sesame permite crear tareas sin complicaciones. Simplemente siguiendo unos pasos fáciles. Si este proceso fuese laborioso, este gestor se contradeciría. El punto de esta herramienta es hacerlo todo más simple.

Al elegir un gestor de tareas, asegúrate de cuál es el proceso a través del que se asignan las actividades. Esto es fundamental.

3. Todos los empleados deben tener acceso

El Project Manager puede utilizar un gestor de tareas para organizar absolutamente todo lo que pasa dentro de su empresa. De esta forma, puede definir qué actividad le corresponde a cada quien.

Si la empresa tiene pocas personas, hacer que todos sepan lo que les toca realizar es relativamente sencillo. Si tiene más de 100 empleados, se vuelve laborioso.

Se debe elegir un gestor de tareas eficaz, que permita saber a todos los empleados qué tienen que hacer a través de éste software. Esto se puede lograr con aplicaciones como Sesame, que les hace saber a los trabajadores sus tareas asignadas.

Un gestor de tareas sin esta característica, complicará el proceso de la comunicación. Se perderá tiempo y dinero, que precisamente es lo que no queremos.

4. Usabilidad

La usabilidad se refiere a la sencillez para utilizar la aplicación. Que las letras sean fáciles de leer, que descarguen o suban información rápidamente, y funciones y menús simples.

Si un software de gestión de tareas con errores de programación, que funcione lentamente o cualquier cosa que complique la experiencia del usuario, provocará pérdidas de tiempo.

Hay que elegir un gestor de tareas con una buena usabilidad, tanto para los empleados como para el departamento de RR HH.

Ventajas de implantar un gestor de tareas en la empresa

Utilizar esta herramienta tiene varias ventajas, y es por esto que deberías considerar su uso para tu empresa.

Ahorro de tiempo

Organizarlo todo requiere tiempo. Comunicarlo, también. Muchas empresas gastan demasiada energía en estos procesos, quitándole prioridad a cosas más importantes.

Se puede utilizar una hoja de cálculo para gestionarlo todo. Una hoja donde se incluyan los nombres de los empleados y sus actividades. Pero esto no es automático, y tendría que estar actualizándose a cada rato. El uso de un gestor de tareas hace todo más sencillo, ahorrándole mucho tiempo al departamento de RR HH y a la empresa.

Mayores ingresos

Al facilitar el proceso y ahorrar tiempo, es posible priorizar actividades que tengan más beneficios para la compañía. A largo plazo, se generan más ingresos. Esta herramienta es, por lo tanto, una inversión, no un gasto.

Debes de considerar cuánto tiempo estás perdiendo en la actividad de organización actualmente (si no tienes un gestor), y estimar cuánto dinero te podría generar ese tiempo si se usa correctamente.

Es un recordatorio para los empleados

Un buen gestor de tareas les recuerda a los empleados las actividades que tienen que hacer. En Sesame, por ejemplo, los trabajadores pueden revisar la aplicación desde el celular, y ahí mismo saber sus tareas asignadas.

¿Qué tipo de gestor de tareas escoger?

El gestor de tareas a elegir tiene que tener con todas las características mencionadas anteriormente. Sesame es un software que cumple con todo eso, y es sencillo de utilizar. Todos los trabajadores pueden acceder a él ya sea desde la computadora, Tablet o celular.

Sin embargo, tienes que tomar en cuenta la cantidad de empleados. Un software para gestionar tareas puede traerte muchos beneficios.

Otro aspecto a tomar en cuenta es el trabajo a distancia. Ahora que está creciendo y parece ser que así seguirá en los próximos años, poder gestionar todo de forma remota es más una necesidad que algo opcional. Si en el trabajo presencial era una gran carga gestionarlo todo, en el teletrabajo lo es aún más.

Aumentar el rendimiento y los ingresos es algo que cualquier empresa desea. Gracias a la tecnología, esto es posible haciendo uso de estos softwares. Hay que aprovechar estas herramientas para destacar de nuestra competencia y expandir la organización más rápido. Sin embargo, debes de hacer la elección correcta.