Cómo elaborar un buen proceso de onboarding para trabajadores remotos

Guía para crear un plan de acogida de nuevos empleados en remoto

El proceso de onboarding remoto se utiliza para las empresas donde se practica el teletrabajo. Este proceso se lleva a cabo de una manera diferente al onboarding convencional, y requiere de pasos distintos, aunque el objetivo es el mismo: inducir a los trabajadores a la empresa.

¿Por qué necesitas aprender a diseñar un proceso de onboarding remoto?

La pandemia del Coronavirus sigue afectando a muchos países, obligándolos a implementar medidas de seguridad. Esto ha ocasionado un avance en la digitalización.

Las empresas han tenido que recurrir al teletrabajo para cuidar la salud de sus empleados. Para esto, también se han creado nuevos softwares como Google Meet, que permiten hacer reuniones virtuales.

A pesar de que a muchos nos gustaría regresar a la vieja normalidad, la realidad parece ser otra: el teletrabajo ha llegado para quedarse. Y con él los software para la gestión del homeoffice y otras soluciones que simplifican el trabajo desde fuera de la oficina.

Incluso aunque el coronavirus no existiese ahora mismo, se estima que el teletrabajo y las contrataciones de freelancers irán en aumento. Es por eso, que el departamento de RRHH debe aprender a diseñar un proceso de onboarding remoto, que permita la inducción eficaz de nuevos empleados y que aumente su permanencia en la empresa.

Este proceso es diferente al onboarding convencional, aunque los principios básicos son los mismos. Y como es algo “nuevo”, debes de prestar una atención especial cuando lo lleves a cabo.

Los pasos que debes seguir para diseñar un proceso de onboarding remoto

Para que te hagas una idea de cómo tienes que diseñar este proceso de inducción de nuevos empleados, a continuación te dejo una serie de pasos que te serán de mucha utilidad.

1. Enviar un kit de bienvenida al nuevo trabajador

Cuando hayas hecho una contratación, antes de organizar una reunión con él, envíale el kit de tu empresa. Este kit puede estar conformado por el uniforme, equipo necesario (computadores, tablets) y todo lo que tu trabajador necesite para hacer sus tareas.

Asegúrate de que reciba el paquete, y esto lo puedes hacer ya sea llamándolo o pidiéndole que te envíe una foto.

2. Presenta al nuevo empleado

Haz que tus empleados actuales se familiaricen con él, presenta alguna foto suya y, si puedes, añade cuáles son sus hobbies. Hacer esto lo humaniza y mejora la forma en la que los demás lo ven.

3. Añádelo a tus canales de comunicación digital

Añádelo a los grupos de WhatsApp con los demás trabajadores, o dile cómo puede comunicarse por Slack (que ha tomado más fuerza últimamente). Dile las claves y los links de todas tus salas de Zoom, Skype, Google meet, es decir, de todas las herramientas de comunicación interna que se empleen durante la jornada de trabajo.

Con esta digitalización, muchas empresas usan ahora software de gestión de horario como Sesame, y en donde los empleados reportan. Incorpora a tu nuevo empleado también.

Dale un correo de la empresa lo más pronto posible, y compártelo también con los demás empleados. Hacer todo esto hará que sienta que es una parte de la empresa.

4. Envía los contratos que debe de firmar online

Lo más recomendable es que antes del primer día del empleado realices todo el papeleo posible. Sin embargo, existen unos documentos que el nuevo tiene que firmar.

El hecho de que el trabajo y el onboarding sean Home Office, no quita la necesidad de la firma de algunos documentos legales. En la actualidad, existen software de gestión documental que te permiten que permiten almacenar todos los documentos laborales como los contratos y que puede consultar el empleado siempre que quiera.

5. Organiza la primera reunión

Una vez que has completado todos los pasos previos, estás listo para organizar una reunión con el nuevo fichaje. Es aquí donde verdaderamente comienza el proceso de onboarding remoto.

Esta reunión será una donde solo estarás tú y el nuevo. El objetivo es explicarle cómo serán sus primeros días y horas en la empresa.

En todo momento debes ser amable y también tienes que buscar ganarte su confianza. Todo esto para hacer que se sienta cómodo y pierda los nervios del primer día.

Puedes decirle con equipo va a trabajar de forma más cercana, y quién será su manager. Cuando hayas terminado de hablarle sobre todos estos asuntos formales, explícale las políticas y normas de la empresa. Coméntale cuáles serán sus horarios y a quién dirigirse en caso de existir algún problema.

Es recomendable enviar los documentos donde se especifique todo esto, pues quizás en un futuro se le dificulte recordarlo todo.

También puedes mostrarle el organigrama de la empresa, para que comprenda su estructura y funcionamiento. Indícale cuántos departamentos existen y quiénes son los cargos más importantes de cada uno.

En cuanto tengas la oportunidad, organiza una reunión virtual con su equipo de trabajo. Que vea que no son robots los que están detrás de las computadoras.

6. Explícale los procesos básicos de tu compañía

El proceso más común dentro de una empresa es el de fichaje. Si usas un software de control de horario como Sesame, oriéntalo sobre cómo utilizarlo y cómo puede pasar asistencia.

Explícale qué es lo que debe de hacer en caso de que necesite faltar por alguna causa de fuerzas mayores. Dile a quién debería de dirigirse en estos casos.

Enséñale cuándo debe de pedir las vacaciones, y cuál es el proceso para tramitarlas. Algunos sistemas de control de horario como Sesame tienen esta función, y simplemente debes de decirle los pasos a seguir.

Mediante un software para optimizar la incorporación de nuevos empleados podrás marcar todos los pasos y que no se te olvide ningún detalle.

Si tienes algún otro proceso en tu empresa, dile todo lo que necesite saber.

7. Organiza reuniones periódicamente

Uno de los inconvenientes de trabajar a distancia es la falta de contacto humano, y esto puede afectar la salud mental de los trabajadores. La soledad y el aislamiento son a veces muy difíciles de soportar, por lo que tienes que esforzarte en evitar que sientan ambas.

Es buena idea poner un día específico a la semana donde se lleven a cabo reuniones grupales, por lo menos para cada departamento.

Es importante que, sobre todo, humanices el proceso de onboarding remoto.

No te olvides de la misión, visión y los valores de tu empresa

Durante todo el proceso debes de comunicar la misión, visión y los valores de la empresa. Déjalos muy claros en la página web y en los documentos que mandes.

Hacer sentir a las personas que forman parte de algo más grande que ellas mismas, les da un propósito por el que acudir cada día a trabajar. De esta forma, aumentas la permanencia de tus nuevos empleados.

Espero que estos pasos sobre cómo realizar un proceso de onboarding remoto te sirvan para adaptarte a los tiempos que vienen.

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