Software de gestión documental: ¿en qué consiste?

18 de agosto, 2023

Para lograr administrar el flujo de documentos de una empresa con la mayor seguridad, en la actualidad se cuenta con  software de gestión documental. La gestión documental enfoca un conjunto de procesos en la revisión, recuperación y almacenamiento de los documentos y la información importante que maneja una empresa.

Utilizando de manera correcta el gestor documental digital se puede mejorar y optimizar ampliamente todo lo relacionado al manejo de la información de valor. Este programa permite ahorrar tiempo, espacio y dinero, de este modo, se puede optimizar archivos desde su origen hasta su disposición final.

¿Qué es un software de gestión documental?

El sistema de almacenamiento, organización y recuperación de los documentos de una empresa se conoce como gestión documental. Esta gestión en la actualidad puede hacerse de modo digitalizado, donde hay que considerar aspectos y protocolos.

Además de, verificar la compatibilidad con formatos como PDF, doc, ppt, xlm, entre otros. Para proteger la información de la empresa y cuidar todos esos aspectos y protocolos, se opta por utilizar un sistema de gestión documental.

Ventajas de un software de gestión documental

• Compatibilidad con cualquier formato de documento.
• Digitalización de la información impresa en documentos de papel.
• Se puede acceder al documento buscado desde cualquier punto de la red.
• La información se encuentra segura y recuperada en el servidor documental.
• Existe facilidad de búsqueda de los documentos.
• Hay más control y menos manipulación de los documentos.
• Se reduce y simplifica el trabajo de los empleados.
• Se obtienen respuestas rápidas para diferentes usuarios.
• La información es ágil y actualizada.
• Optimiza los recursos utilizados en la gestión documental de la empresa.
• Mejora tu imagen ante usuarios, auditorias y empresas del sector.
• Libera espacio físico de almacenamiento.

El software de gestión documental se compone de programas integrados cuya funcionalidad se extiende desde registrar documentos hasta control de procesos más complejos.

Los requerimientos de una empresa referente al programa de gestión documental varían según las empresas, pueden disponer de rastreadores o buscadores. También pueden proporcionar medios de almacenamiento capaces de recuperar archivos.

El sistema de gestión documental es una herramienta que permite distribuir y compartir los archivos y documentos que requieren los empleados de una empresa.

Con este software se puede conservar, tratar, compartir y gestionar un número elevado de documentos. Un gestor documental digital facilita la complicada labor empresarial.

¿Por qué se requiere digitalizar el gestor documental?

Para que las empresas encuentren una mejor capacidad para adaptarse al entorno social, político y económico hay que elegir un software de gestión documental adecuado. Las empresas han ido creciendo, por lo tanto sus necesidades también, el aumento de las bases de datos hacen necesario el uso de este software.

Con la implementación del programa de gestión documental se logra aumentar el rendimiento, reducir costos e incrementar eficiencia operativa que hay dentro de la empresa. La información que se maneja con el sistema de gestión documental es más centralizada, la empresa decidirá que trabajadores accederá a la información concediendo permisos.

El software de gestión documental permite que diferentes grupos externos a la empresa, como clientes o proveedores accedan a documentos para mantener la relación laboral.

Un programa de gestión documental consta de múltiples opciones en función de las necesidades de cada empresa como tamaño de almacenaje, accesibilidad, seguridad, entre otros.

Las amplias bondades que se obtienen al hacer uso del software de gestión documental hacen más fácil las labores que se realizan en las empresas. Por tal razón hay que conocer muy bien las características que requieren en un programa de gestión documental para hacer la elección que mas convenga.

Software de gestión documental más usados

Aquí tienes algunos ejemplos de sistemas de gestión documental digital que han sido utilizados en diferentes industrias y organizaciones:

1. Microsoft SharePoint: esta plataforma permite a las organizaciones crear sitios web para compartir información y documentos de manera colaborativa. Ofrece funciones de gestión de versiones, control de acceso y flujos de trabajo.
2. Alfresco: es un sistema de gestión de contenidos de código abierto que se utiliza para administrar documentos y contenido empresarial. Ofrece funciones de gestión de versiones, flujos de trabajo y colaboración.
3. Documentum: desarrollado por EMC, es una solución de gestión de contenido empresarial que se utiliza para capturar, almacenar y gestionar documentos y registros en una variedad de formatos.
4. M-Files: ofrece una plataforma de gestión de información empresarial que organiza y rastrea documentos y otros datos en función de su contexto. Utiliza metadatos para facilitar la búsqueda y recuperación de documentos.
5. OpenText: proporciona soluciones de gestión de contenido empresarial que abarcan desde la captura y digitalización de documentos hasta su almacenamiento, gestión y archivo.
6. Dokmee: es un sistema de gestión documental que se enfoca en la digitalización y organización de documentos en entornos empresariales, brindando opciones de búsqueda y flujos de trabajo.
7. DocuWare: una solución de gestión de documentos en la nube que permite a las organizaciones almacenar, buscar y acceder a documentos de manera eficiente, además de automatizar flujos de trabajo.
8. LogicalDOC: un sistema de gestión de documentos que se centra en la colaboración, el control de versiones y la búsqueda inteligente de documentos.
9. Bitrix24: una plataforma de colaboración empresarial que incluye funciones de gestión de documentos, permitiendo a los equipos compartir, almacenar y colaborar en documentos de manera eficiente.
10. Google Workspace (anteriormente G Suite): aunque no es exclusivamente un sistema de gestión documental, Google Drive proporciona almacenamiento en la nube y funciones de colaboración para documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

Recuerda que la elección del sistema de gestión documental dependerá de las necesidades específicas de tu organización, incluyendo el tamaño, la industria y los flujos de trabajo particulares. Es recomendable realizar una evaluación detallada antes de elegir la solución más adecuada.

Gestor documental de Sesame HR

Existen otras opciones más centralizadas y completas como el software de Recursos Humanos de Sesame HR.

Con este programa, podrás contar con un sistema de gestión documental integrado a otras funciones de gestión de talento humano como control de asistencia, evaluación de desempeño y hasta control de vacaciones de personal.

En Sesame HR, encuentra diferentes herramientas para simplificar el workflow y el almacenamiento de documento con su gestor documental.