¿Qué es el workflow y cómo se aplica en las empresas?

8 de junio, 2021

Workflow o flujo de trabajo en español, hace referencia a la automatización de actividades o tareas que hacen parte del proceso de trabajo.

Aquí existe un patrón y un orden en el que deben ejecutarse las actividades para alcanzar el requerimiento de la empresa.

¿Para qué le sirve a tu empresa el flujo de trabajo?

Dadas las contingencias que llegaron con el COVID-19, esta manera de proceder se ha vuelto relevante para el éxito de las compañías. Sin embargo, muchos empleadores se enfrentan al desafío de automatización industrial.

Usar aplicaciones de software y personas bajo procesos controlados, productivos y eficaces como lo permite el workflow, conseguirá eliminar los costos de tiempo y de recursos para alcanzar la meta y eliminar los errores, ya que el trabajo manual se transforma al ser sustituido por softwares.

Como el deseo de la compañía es crear un modelo productivo. El flujo de trabajo la vuelve más competitiva frente a otras, dado que, reduce costos, se enfoca en la calidad del producto, mejora la planificación de tareas, toma de decisiones y agiliza el procesamiento de la información.

Otra ventaja es que, facilita la coordinación de distintos usuarios trabajando en un mismo proyecto. También favorece la supervisión y auditoría por un tercero puesto que el flujo de trabajo es reproducible.

¿Cuáles son los tipos de flujo de trabajo?

Actualmente existen varias herramientas para mejorar este proceso y también existen varios tipos de workflow que se pueden, fácilmente, integrar en las empresas según su especialidad.

Workflow Ad hoc

Aquí puedes crear y modificar reglas y regulaciones del sistema durante el proceso de trabajo, siendo un procesos flexible y fácil de adaptar a las necesidades de este.

Workflow Administrativo

Este es un flujo de trabajo que cuenta con reglas bastantes simples y establecidas de manera temporal, pero garantizando el cumplimiento de las tareas.

Workflow de producción

En este caso, la dirección del flujo de trabajo es preestablecido y conocido por todos dentro de la empresa, lo que lo hace inflexible.

4 Pasos para crear workflow en tu empresa

Independientemente del tipo de sistema que necesites para resolver las necesidades de tu organización e incrementar la productividad de la empresa, los siguientes son los cuatro pasos para crear un flujo de trabajo.

•  Definir los objetivos. La base en la construcción de un buen flujo de trabajo es la definición de los objetivos a alcanzar donde deben siempre trazarse unas metas claras.
• Diseñar. Con herramientas visuales, podrán elaborar esquemas con el fin de establecer controles y trazabilidad de cada uno de los pasos que se tienen que seguir en el proceso operativo, para dejar bien definido el flujo de trabajo. Incluso aquí se analizan y contemplan las posibles variaciones. Además, con un diseño bien detallado, eliminarás procesos repetitivos, todo aquello que no aporta un valor añadido.
• Implementar. En esta fase se pone a prueba lo diseñado anteriormente. Se podrá observar las diferentes subtareas que están implicadas en el proceso de automatización y la relación entre cada una de ellas. No obstante, es primordial implementar primero una versión de prueba, para que, al aplicarlo  luego, se disminuya el margen de errores.
• Medir los resultados. Por medio de métricas se podrá evaluar, comprobar y verificar el rendimiento de todas las fases anteriores para determinar si el workflow cumple con las exigencias definidas anteriormente.

En el caso de que no las cumpla, se debe regresar a la fase de diseño para replantear los esquemas, ayudará a llegar con mayor efectividad a los objetivos planteados inicialmente.