5 Secretos para mejorar la gestión documental del departamento de RRHH
La digitalización de la información es una tendencia que cada vez está más en alza en las pequeñas y grandes empresas para ahorrar espacio y facilitar la búsqueda de información almacenada. Para ello, la gestión documental a nivel online toma un papel muy relevante y más cuando hablamos del departamento de gestión del empleado o de recursos humanos que maneja una gran cantidad de documentos que pueden ser digitalizados y almacenados para su consulta previa. A continuación te desvelamos cómo mejorar la gestión documental del departamento de RRHH, el tipo de sistema documental, los usuarios y los documentos que deben informatizarse son algunas de las claves.
Cómo organizar la documentación de recursos humanos
Encontrar la fórmula perfecta para gestionar todos los documentos que se utilizan en los procesos de selección, en el proceso de onboarding, en la gestión del empleado y en todos los procedimientos que lleva a cabo el departamento de RRHH no es sencillo. Por eso hemos recopilado un listado de consejos para mejorar la gestión de los documentos en el departamento de recursos humanos y que esta tarea no sea una carga de más, presta especial atención y toma nota:
1. Comprender los documentos que pueden digitalizarse
Analiza los procesos internos para sabes cuáles son los documentos de recursos humanos que puedes informatizar y que te ahorrarán tiempo y esfuerzo a ti y al resto de tu departamento. Una vez los tengas traza una estrategia individualizada de transición hacia la digitalización. Después establece un flujo de trabajo y automatiza procesos que se repiten continuamente entre las tareas de esta área.
2. Elige un gestor documental
¿Quieres optimizar la gestión documental de recursos humanos de tu empresa? Entonces la elección de un software de gestión documental adaptado a tu negocio es clave. Para ello, es básico que esta decisión se tome de acuerdo a las necesidades presentes y futuras de la empresa, los tipos de documentos que más emplee el departamento de RRHH y los perfiles profesionales de recursos humanos que lo utilicen más en su día a día. El gestor documental de Sesame permite organizar todo este tipo de documentos fácilmente y dar acceso a los roles interesados.
3. Apuesta por la formación
En primer lugar, tienes que implementar una política que explique paso a paso a tu equipo las razones de todos estos cambios. Después establece un plan de formación para cada uno de los perfiles de RRHH, aprenderán a sacarle el máximo partido al software de gestión documental conociendo todos los métodos a la hora de realizar una búsqueda, subir nuevos documentos y cada una de las aplicaciones en la que tiene cabida.
Por otro lado, también es importante que expliques la utilización del gestor documental en casos de teletrabajo y como entrar de manera segura desde cualquier lugar.
4. Identifica a los empleados y crea diferentes niveles y permisos
A la hora de gestionar los documentos es importante evaluar los usos que cada empleado va a realizar de esta herramienta, que especifiques los documentos que son sensibles, confidenciales y que es recomendable que posean diferentes niveles de seguridad.
5. Revisión de la gestión documental con regularidad
Para mejorar la gestión documental del departamento de recursos humanos se debe evaluar y revisar la estrategia actual para solucionar los problemas que surjan.
