5 tips para planificar nuevas incorporaciones a la empresa desde RRHH

15 de mayo, 2023

En todas las empresas pueden llegar nuevas incorporaciones, ya sea por la necesidad de ampliar la plantilla o porque deba renovarse. Con independencia de los motivos que lleven a la entrada de nuevas caras en nuestra compañía, es importante realizar una buena planificación de nuevas incorporaciones.

Un correcto onboarding para empresas es imprescindible para que los empleados se adapten a la cultura empresarial de la compañía y la forma de trabajar de la misma. 

¿No sabes cómo llevar a cabo la planificación de nuevas incorporaciones? ¡Toma nota de los siguientes consejos!

Cómo planificar las nuevas incorporaciones de trabajadores

El departamento de Recursos Humanos es el principal encargado de las incorporaciones que se realizan en la entidad. Una vez hemos seleccionado a la persona correcta para un puesto, se le debe realizar una introducción de nuestra empresa, sus valores y misión.

A la hora de hacerlo puede ser útil realizar un plan de bienvenida estandarizado.

Una vez se ha cerrado el proceso de selección de personal, llega el momento de darle la bienvenida al nuevo trabajador. Con una buena planificación de nuevas incorporaciones, se podrá acompañar al trabajador de forma más sencilla, ayudándole a conocer más rápidamente a sus nuevos compañeros y las funciones que va a desempeñar. 

Además del departamento de RRHH, hay otros actores implicados como el jefe directo que evaluará al nuevo trabajador y lo guiará. O bien los compañeros que deberán apoyarlo en los primeros días y facilitar su adaptación al puesto.

Aspectos a recoger en el plan de bienvenida

• Prepara un correo electrónico de bienvenida unos días antes de que llegue el nuevo empleado. Este puede incluir la agenda del día, información útil sobre el sitio de trabajo y personas de contacto o las políticas corporativas debe conocer.
• Realizar una gira por las oficinas. Un paso importante sobre todo en grandes organizaciones. Se puede aprovechar para presentar a otros compañeros con los que se trabajará.
• Preparar la tarjeta y asegurarse de que esté lista para registrar su presencia desde el primer momento.
• Disponer de credenciales de acceso y tener las contraseñas necesarias para acceder al sistema operativo y software de la compañía.
• Preparar un portal de empleado, así como diferentes documentos y folletos en los que poner a disposición toda la información útil que sea necesaria desde el primer día.
• Planificar una parte del primer día para las necesidades burocráticas requeridas.
• Buscar un tutor o mentor para que le guíe en los primeros pasos en la organización.
• Disponer de un plan de formación de empleados y dar a conocer los objetivos.

Consejos para una buena incorporación de trabajadores

Si se quiere conseguir que los trabajadores se adapten más rápido a la compañía, se deben seguir los pasos que indicará el plan de bienvenida.

Además, se deben tener en cuenta los siguientes 5 tips con los que llevar a cabo una buena planificación de las nuevas incorporaciones. 

Realizar una correcta bienvenida a la empresa

El plan de acogida de nuestra organización debe comenzar con una correcta bienvenida. Además del equipo de RRHH, participará el jefe de departamento o superior directo de la persona que se incorpora.

En esta se incluye toda la información necesaria sobre la empresa. Es el momento de mostrar las instalaciones y dar a conocer a compañeros, así como la jerarquía de nuestra organización en un organigrama de empresa.

Para ello se escuchará al nuevo trabajador y se responderán las dudas que pueda tener. Es el momento de entregarle el manual de acogida, el cual es clave en la gestión de las nuevas incorporaciones porque incluye la forma de trabajar, procedimientos, servicios ofrecidos, etc.

Una vez se conoce la empresa, se llevará a cabo la presentación del departamento. Una tarea en la que participa el responsable del equipo.

En ella se da a conocer a los nuevos compañeros, se le explica en qué consiste su puesto de trabajo, qué se espera de él y las herramientas con las que contará.

También se presentan las prácticas o costumbres del grupo con el objetivo de integrarlo en el mismo con datos como:

• Hora de entrada y fin de jornada.
• Pausas para el almuerzo o comida.
• Cumpleaños o demás eventos.

Aportar una formación específica 

Una buena planificación de las incorporaciones requiere de la preparación de diferentes sesiones de formación orientadas a facilitar la integración del nuevo trabajador.

Dependerá de la empresa y de la situación, si bien se podrá realizar en conjunto una formación general antes de pasar a la específica e individual.

La compañía deberá preparar la formación según las habilidades o conocimientos específicos requeridos en el nuevo puesto.

El objetivo de la misma es que el nuevo empleado pueda realizar las funciones de la forma más eficiente posible.

Realizar reuniones informales

Una buena forma de que los nuevos integrantes conozcan al equipo del que van a formar parte es realizar un almuerzo o reunión informal, en el que puedan socializar con el resto.

Esta es una buena manera de poner los cimientos para futuras relaciones laborales. Algunas empresas optan por celebrar pequeños eventos de bienvenida.

Del mismo modo, permite al trabajador conocer al resto de la compañía, así como presentar a los nuevos fichajes al resto.

Una buena forma de facilitar la integración, que hará que el resto de compañeros sean más comprensivos con los posibles errores que pueda cometer los primeros días de trabajo.

Hacer un seguimiento de las nuevas incorporaciones

Conocer si el trabajador se adapta correctamente a nuestra organización es prioritario, por lo que habrá que evaluar y seguir el proceso del nuevo empleado. Se trata de una parte de la planificación de las nuevas incorporaciones muy importante.

Para facilitar esta tarea es interesante contar con un checklist de onboarding como los que se incluyen en el software de RRHH de Sesame HR. Con ellos se evita olvidar algún detalle y controlar una correcta adaptación de los nuevos integrantes.

Disponer de un mentor para la planificación de nuevas incorporaciones

Contar con la ayuda de un compañero que ayude a integrar a los nuevos empleados es fundamental para que este se integre más rápidamente. ¿Quién no ha sido nuevo alguna vez? 

Por eso un mentor o tutor debe ayudarle en los primeros pasos en la nueva compañía. Esta suele ser una persona experimentada del departamento en el que se va a integrar la nueva incorporación.

Se aconseja que sea alguien cercano y capacitado para resolver las posibles dudas que puedan surgir los primeros días.

De este modo, la planificación de nuevas incorporaciones a la empresa puede ser mucho más efectiva, permitiendo aprovechar al máximo el talento de los nuevos trabajadores y mejorar la productividad de la empresa.

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