Con el avance de la tecnología las empresas han evolucionado muchísimo al largo de los años, hasta el punto de la total (o casi) digitalización para muchas. Es por ello que a día de hoy se pueden realizar trámites empresariales sin salir de casa. En estos tiempos ya no es necesario acudir físicamente a un lugar para firmar contratos, nóminas o acuerdos comerciales, todo se puede hacer por vía telemática.
En la actualidad son cada vez más las empresas que se comunican a través de estos medios telemáticos, por lo que dejan a un lado prácticas tradicionales, como pueden ser las firmas. Pero, ¿cómo se pueden firmar documentos sin estar presente? A través de las firmas digitales.
Existen diferentes tipos de firmas digitales, entre las que destacan:
¿Por qué deberías plantearte prescindir de las firmas manuscritas? Aunque, a priori, su implementación pueda suponer unos costes o algunos cambios en el modus operandi de la empresa, te aseguramos que a la larga apostar por las firmas digitales aporta muchos beneficios. Algunos de ellos son:
Las firmas digitales o electrónicas cuentan con la misma validez que las firmas manuscritas, por lo que es toda una ventaja a tener en cuenta si se quieren implementar en la empresa.
Una firma manuscrita conlleva que ambas partes firmantes, o una si es solo necesaria, se deben reunir en un mismo espacio físico para poder realizarla. O, pueden mandarse los documentos por e-mail y, por lo tanto, se han de imprimir, firmar y escanear. Con las firmas digitales todo eso desaparece, se puede hacer telemáticamente en solo unos segundos.
Si en tu empresa os preocupáis por ser respetuosos con el medio ambiente, las firmas electrónicas contribuirán a ello. Estas evitan la impresión de documentos, por lo que se reduce el uso de papel y el de tinta.
Los documentos que se firman mediante firmas digitales pueden quedar guardados en dispositivos o incluso en la nube, por lo que se evitan pérdidas de información y se protegen los documentos confidenciales y oficiales.
Si tratas con clientes, para ellos es mucho más cómodo firmar un documento mediante una firma electrónica, evita desplazamientos innecesarios, se hace en un momento y no es necesario contar con dispositivos como impresoras o escaneres.
Por último, cabe destacar que la implementación de la firma digital en la empresa supone un ahorro de costes. Como hemos comentado anteriormente, la digitalización fomenta las empresas paperless, es decir, empresas que apuestan por no utilizar papeles o que estos sean los mínimos. Pero, a parte de la reducción del uso de papel, tampoco se tiene que invertir en tintas