¿Por qué deberías apostar por la firma electrónica en tu empresa?
Con el avance de la tecnología las empresas han evolucionado muchísimo al largo de los años, hasta el punto de la total (o casi) digitalización para muchas. Es por ello que a día de hoy se pueden realizar trámites empresariales sin salir de casa. En estos tiempos ya no es necesario acudir físicamente a un lugar para firmar contratos, nóminas o acuerdos comerciales, todo se puede hacer por vía telemática.
En la actualidad son cada vez más las empresas que se comunican a través de estos medios telemáticos, por lo que dejan a un lado prácticas tradicionales, como pueden ser las firmas. Pero, ¿cómo se pueden firmar documentos sin estar presente? A través de las firmas digitales.
Tipos de firmas digitales que existen
Existen diferentes tipos de firmas digitales, entre las que destacan:
Firma electrónica simple: se utiliza para que el cliente demuestre que está conforme con los datos contenidos en el contrato o documento. Es la más rápida y sencilla de todas porque se efectúa mediante un check, no obstante, con ella no se puede identificar al usuario.
Firma electrónica avanzada: está sí que permite identificar a la persona que firma los documentos, así como cambios posteriores de los datos firmados, por lo que se trata de una firma mucho más segura. Es fácil de utilizar y de implementar, se vincula a la parte firmante de forma exclusiva y se genera utilizando datos de creación de la firma digital que el firmante puede utilizar con exclusivo control.
Firma electrónica reconocida: esta se crea con un dispositivo seguro de creación de firmas, por lo que está basada en un certificado. Además, esta firma se puede utilizar como prueba fiable en procesos judiciales. No obstante, esta no se trata de la firma digital más utilizada, puesto que es la más difícil de conseguir, se han de pasar una serie de trámites para conseguirla.
Beneficios de las firmas electrónicas
¿Por qué deberías plantearte prescindir de las firmas manuscritas? Aunque, a priori, su implementación pueda suponer unos costes o algunos cambios en el modus operandi de la empresa, te aseguramos que a la larga apostar por las firmas digitales aporta muchos beneficios. Algunos de ellos son:
Validez
Las firmas digitales o electrónicas cuentan con la misma validez que las firmas manuscritas, por lo que es toda una ventaja a tener en cuenta si se quieren implementar en la empresa.
Ahorro de tiempo
Una firma manuscrita conlleva que ambas partes firmantes, o una si es solo necesaria, se deben reunir en un mismo espacio físico para poder realizarla. O, pueden mandarse los documentos por e-mail y, por lo tanto, se han de imprimir, firmar y escanear. Con las firmas digitales todo eso desaparece, se puede hacer telemáticamente en solo unos segundos.
Contribución en labores medioambientales
Si en tu empresa os preocupáis por ser respetuosos con el medio ambiente, las firmas electrónicas contribuirán a ello. Estas evitan la impresión de documentos, por lo que se reduce el uso de papel y el de tinta.
Almacenaje
Los documentos que se firman mediante firmas digitales pueden quedar guardados en dispositivos o incluso en la nube, por lo que se evitan pérdidas de información y se protegen los documentos confidenciales y oficiales.
Mejora de la experiencia del cliente
Si tratas con clientes, para ellos es mucho más cómodo firmar un documento mediante una firma electrónica, evita desplazamientos innecesarios, se hace en un momento y no es necesario contar con dispositivos como impresoras o escaneres.
Ahorro de costes
Por último, cabe destacar que la implementación de la firma digital en la empresa supone un ahorro de costes. Como hemos comentado anteriormente, la digitalización fomenta las empresas paperless, es decir, empresas que apuestan por no utilizar papeles o que estos sean los mínimos. Pero, a parte de la reducción del uso de papel, tampoco se tiene que invertir en tintas
