Para qué se utiliza un gestor de documentos de empleados

7 de junio, 2023

Incorporar y mantener un trabajador en plantilla genera una gran cantidad de documentos que expedir, ordenar y almacenar. A esto se le suma la tediosa tarea de su recuperación en un momento determinado. Para evitar esta situación, muchas empresas optan por apoyarse en un gestor de documentos de empleados. 

De hecho, un gestor documental no solo es útil para organizar información relacionada con la plantilla de la compañía, sino que pueden usarse para cualquier transición que implique documentos.

¿Qué es un gestor de documentos de empleados? 

Un gestor de documentos de empleados es un software diseñado para administrar la información relacionada con los trabajadores de una compañía. Proporciona una base de datos de empleados centralizada y segura para almacenar, gestionar y recuperar dichos documentos. 

Las múltiples funciones que ofrece lo convierten en una herramienta fundamental en cualquier tipo de empresa.

¿Para qué se usa un gestor de documentos de empleados?

Su función principal es facilitar la administración, organización y acceso a la información de manera segura. En el caso de los gestores de documentos de empleados, se enfocará en el material relacionado con el personal de una corporación.

Suele tratarse de documentos como:

• Contratos laborales.
• Evaluaciones de desempeño.
• Formularios de impuestos.
• Peticiones vacacionales.
• Certificados de captación. 

Tipos de gestión de documentos empresariales

Existen muchas formas de clasificar la gestión de documentos empresariales. Cada compañía ha de investigar todas las posibilidades con las que cuenta, y escoger la que mejor se adapte a su contexto. 

Para hacer dos grandes grupos, una forma eficaz de separarlos es por su organización y por la continuidad de uso de la información. A su vez, estos se subdividen en otros grupos. 

Organización

Si los clasificamos por su organización, encontraremos tres tipos de gestión de documentos de empleados. Te los explicamos a continuación.

Centralizados

Los archivos centralizados se almacenan en un único repositorio. Así, todos los usuarios y departamentos acceden y gestionan la información desde un mismo lugar. En el caso de un gestor de documentos de empleado, se guardan en la nube y se pueden consultar desde distintos dispositivos a través de internet. 

La administración es más uniforme, aunque la mayor dependencia de una única infraestructura es un problema cuando ocurren problemas técnicos. 

Descentralizados

En un sistema de archivos descentralizados la información se encuentra dispersa en diferentes lugares de la empresa. En este caso, cada departamento o trabajador contaría con su propio repositorio, ya sea físico u online.

Este método aporta mayor autonomía y flexibilidad a cada pequeño grupo dentro de una organización mayor. Es útil para que cada cual pueda gestionar la información según sus necesidades específicas. 

Sin embargo, dificulta la colaboración entre departamentos y es fácil que se duplique contenido o falte acceso a documentos de recursos humanos relevantes. 

Mixtos

Como su nombre indica, un sistema mixto mezcla los dos tipos de almacenamiento anteriores. Cierta información se archivará de forma centralizada para que todo el personal tenga acceso. Otra, se guardará en una ubicación específica, estando al alcance un grupo menor de empleados.

Suele utilizarse para aprovechar los beneficios de ambos enfoques. Así, por ejemplo, los documentos donde se establecen las normas que toda la plantilla debe cumplir, estará centralizada. Los proyectos específicos los gestionará cada equipo de forma descentralizada. 

Uso de la información

Si atenemos al uso que se va a hacer de la información, podemos clasificar los tipos de gestión de documentos de empleados en otros 3, que explicamos más abajo.

Activos

Los documentos activos son los que se utilizan con frecuencia y son necesarios para las actividades diarias. Por ello, los empleados pueden recuperarlos de forma rápida.

El gestor de documentos de empleados facilita el acceso a información como contratos vigentes, informes financieros actualizados o los registros de clientes.

Semiactivos

Un documento semiactivo hace referencia a la información que no se utiliza de manera habitual, pero aún requieren tenerla cerca por requisitos legales, históricos, reglamentarios, etc. Son menos accesibles, pues se almacenan a largo plazo. 

Mixtos

Es una combinación de ambos tipos de archivo, y se establece una jerarquía en su organización. Para ello, se tiene en cuenta la relevancia de los documentos y la frecuencia de uso. De esta forma, se pretende optimizar el acceso a esta información.

La forma de gestión de documentos empresariales queda a la elección de los directivos y el departamento de RRHH. Si te encuentras en esta disyuntiva, recuerda que has de organizarlo según la estructura y la forma que mejor se adapte a la forma de trabajar de tu compañía.

Ventajas e inconvenientes de no tener una buena gestión de documentos

Tener una mala gestión de documentos de empleado en tu empresa no es aconsejable. El único beneficio es no financiar esta herramienta y, por ende, no realizar el trabajo inicial de clasificación. 

Por otra parte, existen varios beneficios unidos a utilizar un gestor de documentos de empleados, o de cualquier área de la compañía. 

1. Organización eficiente. Permite almacenar los informes de forma estructurada, facilitando su localización y accesibilidad. 
2. Recuperación rápida y segura. La información sobre los empleados estará disponible para el departamento de RRHH, o de otros miembros autorizados. Los gestores de documentos de empleados disponen de medidas de seguridad para protegerla. 
3. Disminución de riesgo de almacenaje analógico. Un gestor de documentos de empleados elimina la necesidad de trabajar con documentos físicos, evitando la pérdida de información.
4. Facilidad para la administración colaborativa. Un gestor de documentos de empleados permite que cualquier trabajador pueda modificar la información desde su dispositivo. 
5. Gestión de las diferentes versiones. Suelen tener la opción de visionar cualquier versión y actualización de los archivos en el caso de necesidad.  
6. Ahorro de tiempo. Tanto la facilidad para recuperar información y la automatización de tareas, como la rápida modificación de documentos, ahorra tiempo de trabajo. 
7. Cumplimiento de la normativa. La documentación de los empleados debe estar en la base de datos durante un tiempo determinado. Puede requerirse en auditorías o inspecciones. Un gestor de documentos de personal facilita esta tarea. 
8. Automatización y gestor de tareas. Estos software pueden recordarte el vencimiento de un contrato, generar informes de forma automática o aprobar documentos.

En definitiva, disponer de un gestor de documentos de empleados en tu empresa mejorará el almacenamiento, la gestión y la recuperación de la información. Apuesta por un software de RRHH como el de Sesame HR para optimizar el trabajo de los profesionales de tu compañía.