¿Qué es un sistema de gestión documental? Se trata de una herramienta relevante en el desarrollo de la actividad de las empresas. La realidad es que cualquier sector genera una gran cantidad de información y el almacenamiento físico no es la mejor opción. Pongamos un ejemplo, emplear una plantilla de Excel de control horario implica que esta información y estos documentos tengan que guardarse durante al menos durante los 4 años posteriores. ¿No es más práctico tenerlo en un formato digitalizado seguro y sencillo de consultar? Sí ¿verdad? Pues en esto consisten los sistemas de gestión documental.
Significado de gestor documental
Un gestor documental consiste en un espacio centralizado que almacena y conserva de manera digital los documentos de la empresa, al cual se puede acceder para consultar en cualquier momento. Existen diferentes tipos de documentos que pueden digitalizarse como los justificantes, documentos laborales y las nóminas.
Contar con la implantación de un gestor documental implica ir un paso más para adaptarse a la transformación digital de los negocios y puede conllevar una serie de ventajas y beneficios.
Ventajas de implantar un gestor documental de calidad
Una de las ventajas de usar un gestor documental es que puedes gestionar todos los documentos de forma online y 100% segura. Es decir, que se trata de una opción segura frente a los riesgos del uso excesivo del papel físico que se desgasta, extravía y se puede robar. Con un buen sistema de gestión de estas características se cumple con las normativas de seguridad.
La optimización de procesos es mucho más sencilla mediante una herramienta de este tipo, por lo tanto, supone un gran ahorro de tiempo y optimización de esfuerzos a la hora de buscar la información entre los archivos físicos, se puede acceder a la búsqueda del documento con un ordenador o app y en unos pocos clics. Por eso, podemos afirmar que es una opción para mejorar la gestión documental de la empresa.
Por otro lado, la centralización de los documentos y del almacenamiento hace que se obtenga un mayor control con todo lo que realiza la información y los procedimientos de revisión interna o externa son mucho más eficientes. También permite compartir documentos fácilmente con tu equipo y favorece el trabajo colaborativo.
Cómo funciona un software con un gestor documental
Una de las características de un buen gestor documental es que ordena los documentos siguiendo un orden y categorizando en función de la naturaleza de la empresa. Esto significa que la documentación se etiqueta, se enlaza y se almacena para encontrarla fácilmente.
Básicamente un software de gestión documental controla cualquier actividad asociada a la creación de documentos para posteriormente poder recuperar la documentación en función de una clasificación bien definida y garantiza el cumplimiento de la legislación. Además pueden gestionarse permisos diferentes entre los miembros de tu equipo para apostar por el flujo de los documentos, la eficiencia y la optimización de procesos.
