Elementos básicos del plan de comunicación interna para tu empresa

19 de octubre, 2021

¿Los trabajadores de tu empresa parecen desorientados y no parecen saber qué se espera de ellos? La respuesta al problema está, probablemente, en la comunicación interna de la empresa. Uno de los secretos del éxito en cualquier campo, incluido el empresarial, es el disponer de unos buenos elementos de la comunicación interna.

Al fin y al cabo, todos los trabajadores de la empresa comparten un mismo objetivo y tener un plan de comunicación interna definido se antoja imprescindible para alcanzar esas metas. Si no hay comunicación entre los interesados, parece difícil cumplir los objetivos.

Elementos de la comunicación interna

Por una parte, contar con un plan de comunicación interna ayuda a mejorar la comunicación en el trabajo a todos los niveles, tanto horizontal como vertical. Por otra parte, ayuda a crear una serie de objetivos, estrategias y métricas que permiten a los empleados saber qué se espera de ellos. Hay cinco elementos de la comunicación interna clave a incluir en esta estrategia comunicativa.

Análisis de la situación actual

¿Cómo es la comunicación en la empresa? El primer paso es saber dónde está la compañía, tener claro el punto de partida. Por eso, hay que analizar cómo se relacionan los trabajadores y qué tipo de interacción es la que se busca. Para obtener una respuesta a esta pregunta, siempre se puede hacer una auditoría o aprovechar las encuestas que se pueden hacer a través de programas como Sesame donde los trabajadores expliquen los problemas o las fortalezas de las interacciones actuales.

Objetivos de la empresa

Otro de los elementos de la comunicación interna, es que toda la organización pueda acceder a los objetivos a corto, medio y largo plazo. Estos objetivos son el punto de partida de cualquier estrategia de trabajo que más adelante habrá que dar a conocer entre todos los miembros de la organización.

La estrategia de la empresa

Una vez definidos los objetivos, cualquier compañía diseña el camino para conseguirlos. Este es otro de los pilares del plan de comunicación interna, los pasos para cumplir los objetivos. Aquí se puede incluir desde la periodicidad de las reuniones entre equipos de trabajo hasta la frecuencia o la forma en que los trabajadores deben remitir informes a sus superiores. También es importante dejar claro cómo se comunicarán los equipos (notificaciones y alertas, panel del empleado…). Los trabajadores sabrán qué se espera de ellos, ante quién deben rendir cuentas o a quién acudir si tienen algún problema en su día a día.

Implantación del plan de comunicación interna

Una vez plasmado sobre el papel, llega la hora de activar el plan de comunicación interna. Para que sea efectivo, lógicamente lo primero será informar a toda la plantilla de su existencia para que adapten su forma de trabajar a las nuevas directrices establecidas en el documento.

Evaluación y correcciones

El plan de comunicación interna no acaba con su implantación, es necesario un análisis de los resultados para comprobar si ayuda a mejorar la comunicación en el trabajo o si todavía hay aspectos a mejorar. Es muy difícil hacer esta evaluación a corto plazo, pues se necesita recabar información para ello, pero sí que se puede confirmar si se alcanzan los objetivos medibles. Por ejemplo, ¿se han celebrado las reuniones previstas? ¿Los trabajadores y equipos se comunican por los canales previstos? Esta evaluación también debe servir para solicitar un feedback a todos los trabajadores involucrados.

A medida que se evalúa, se puede saber si el plan de comunicación interna ha sido un éxito o no. Incluso los planes exitosos tienen margen de mejora, así que si no se han cumplido los objetivos que se esperaba, o no se han alcanzado en el grado deseado, hay que replantearse la situación e introducir las novedades necesarias para dotar al documento de la efectividad necesaria para alcanzar los objetivos.

4 claves en los elementos de la comunicación interna para mejorar

En el momento de desarrollar un documento como este, hay cuatro elementos de la comunicación interna clave en la relación entre empresa y trabajador que deberían tenerse en cuenta para que el plan sea realmente efectivo. Todos ellos deben quedar explicados en la estrategia de comunicación interna.

• Perspectiva funcional: mejorar la comunicación en el trabajo debe servir para que la organización sea más productiva en todas sus áreas.
• Motivación laboral: debe ser un aliciente más para motivar a los trabajadores e involucrarlos en la toma de decisiones que les afectan.
• Identidad corporativa: el plan debe reforzar el compromiso con la empresa, el sentimiento de pertenecer a la compañía y su imagen.
• Cultura corporativa: el plan de comunicación interna debe ajustarse a la cultura de la empresa, a la forma de trabajar de la compañía. Si no es así, estará enviando mensajes contradictorios.

Hay quienes añaden aquí las relaciones con otras marcas o instituciones. Una comunicación a medio camino entre la interna y la externa, necesaria para el buen funcionamiento de la compañía. En este caso, el plan de comunicación debe indicar cómo se resolverá esta comunicación de tú a tú con otras empresas para consolidar relaciones muy útiles para la organización.

La comunicación interna en cualquier empresa existe desde siempre. El problema es que muchas veces la ausencia de unas líneas maestras que la rijan la limitan a una cuestión informal.

Con un plan de comunicación interna la organización se asegura contar con unas directrices en la relación entre trabajadores, que gana un punto de formalidad, convirtiéndose en una herramienta de lo más útil en la gestión de la empresa.