Economiza el tiempo de los proyectos con el método Kanban
¿Alguna vez has escuchado hablar sobre el método Kanban? ¡Seguro que sí! Se trata de un método de gestión de trabajo que surgió en Toyota Production System a finales de los años 40. En ese momento Toyota empezó a trabajar con el sistema de producción «just in time«, por lo que la producción se basaba según la demanda. Este sistema inició las bases del Lean Manufacturing, la producción ajustada. ¿Qué quiere decir esto? Que se trata de una producción cuyo objetivo consiste en minimizar los desperdicios, es decir, crear más valor para el clientes pero sin generar más gastos.
¿Qué es Kanban hoy en día?
En la actualidad de utilizan tableros Kanban son excelentes herramientas para organizar el flujo de trabajo. Además, se trata de un método muy flexible, que permite modificar los procesos ante interrupciones o imprevisos e incrementar la productividad. ¿Cómo? Mediante sus 3 estados de tablero de Kanban: Para hacer, hecho y listo.
Al comienzo de la jornada, o al inicio de un proyecto, se elabora una lista de objetivos, estos se tratan de trabajos que se han de realizar. Las tareas que se encuentren en esta lista se irán moviendo a las siguientes según se vayan realizando, por lo que primero estarán en «por hacer», después «en curso» y, finalmente, en «hecho». Así se trabaja el hábito de computar las tareas en el trabajo, se apuesta por la transparencia, puesto que todos los miembros del equipo conocen el estado en el que se encuentra el proyecto y a qué está dedicando su tiempo cada miembro del equipo.
Al igual que con un software de control horario como Sesame Time que permite conocer en cada momento si los trabajadores están en la oficina, en qué están trabajando y mucho más, sólo que los tableros de Kanban se reflejan en una hoja de cálculo.
Así pues, el método Kanban sigue la filosofía «Stop Starting, start finishing«, esto quiere decir que se centra en priorizar el trabajo que ya está comenzado antes de comenzar cualquier otra. De esta manera existen un número máximo de tareas que se pueden realizar por cada fase antes de empezar con la próxima.
El ahorro del tiempo con el método Kanban
El tiempo es el la parte central de la filosofía de Kanban, es por ello que la mayoría de los equipos que apuestan por este método optan por el seguimiento del tiempo. Una de las grandes ventajas de Kanban la capacidad de señalar los cuellos de botella en los procesos de desarrollo mediante la imposición de un límite en la cantidad de tareas activas que un equipo puede tener abiertas en un momento. Si la cantidad de tareas en activo son demasiado altas el equipo deberá identificar el problema y resolverlo.
No obstante, es importante entender que los cuellos de botella no tienen por qué ser síntoma de un problema organizacional, ni querer decir que los desarrolladores son demasiado lentos. Más bien indican que se ha intentando abarcar más trabajo del que el equipo podía gestionar, por lo que es el momento o bien de buscar más personal o de disminuir la carga de trabajo y alargar el tiempo del proyecto.
Pero… ¿Cuáles son las demás ventajas del método Kanban?
Como ya hemos dicho, con el método Kanban es muy sencillo detectar los cuellos de botella, pero este sistema de trabajo cuenta con muchos más beneficios.
Prevención de procesos innecesarios: mediante los tableros de las plantillas de Kanban se realiza una transmisión de información efectiva, por lo que se pueden evitar fallos y retrasos originados por mala comunicación. Esto se traduce en un desarrollo ágil y evitar procesos adicionales innecesarios.
Incentiva el trabajo en equipo: todos los trabajadores del equipo tiene acceso a la información, conoce el proceso y sabe qué tareas se han de realizar previamente para que se puedan realizar las suyas, incluso quién puede estar esperando a que su tarea esté terminada para poder dar comienzo a las suyas. De esta manera se fortalece la solidaridad entre el equipo y se anima a la participación activa de todo el personal.
Flexibilidad de la producción: este método permite responder rápidamente a los cambios y realizar los ajustes necesarios a la estrategia. Además, como hemos comentado antes, solo se produce o realiza aquello necesario, por lo que se economizan los recursos y el tiempo.
Aumento de la eficacia de los procesos: está claro que aquellos procesos que generan mayores ganancias en las mejores condiciones, con la mayor calidad y en la menor cantidad de tiempo son los más efectivos para la empresa. Kanban permite realizar las tareas necesarias para las fases del proyecto dentro del plazo de tiempo necesario.
Es por ello que el método Kanban resulta ideal para las empresas que requieren de mucha flexibilidad, especialmente en cuanto a entrada de nuevas tareas, así como durante el seguimiento de estas. Utilizando los tableros de Kanban se puede realizar una supervisión del equipo de trabajo y de las tareas en curso, así como conseguir una visión global
