¿Alguna vez has escuchado hablar sobre el método Kanban? ¡Seguro que sí! Se trata de un método de gestión de trabajo que surgió en Toyota Production System a finales de los años 40. En ese momento Toyota empezó a trabajar con el sistema de producción «just in time«, por lo que la producción se basaba según la demanda. Este sistema inició las bases del Lean Manufacturing, la producción ajustada. ¿Qué quiere decir esto? Que se trata de una producción cuyo objetivo consiste en minimizar los desperdicios, es decir, crear más valor para el clientes pero sin generar más gastos.
En la actualidad de utilizan tableros Kanban son excelentes herramientas para organizar el flujo de trabajo. Además, se trata de un método muy flexible, que permite modificar los procesos ante interrupciones o imprevisos e incrementar la productividad. ¿Cómo? Mediante sus 3 estados de tablero de Kanban: Para hacer, hecho y listo.
Al comienzo de la jornada, o al inicio de un proyecto, se elabora una lista de objetivos, estos se tratan de trabajos que se han de realizar. Las tareas que se encuentren en esta lista se irán moviendo a las siguientes según se vayan realizando, por lo que primero estarán en «por hacer», después «en curso» y, finalmente, en «hecho». Así se trabaja el hábito de computar las tareas en el trabajo, se apuesta por la transparencia, puesto que todos los miembros del equipo conocen el estado en el que se encuentra el proyecto y a qué está dedicando su tiempo cada miembro del equipo.
Al igual que con un software de control horario como Sesame Time que permite conocer en cada momento si los trabajadores están en la oficina, en qué están trabajando y mucho más, sólo que los tableros de Kanban se reflejan en una hoja de cálculo.
Así pues, el método Kanban sigue la filosofía «Stop Starting, start finishing«, esto quiere decir que se centra en priorizar el trabajo que ya está comenzado antes de comenzar cualquier otra. De esta manera existen un número máximo de tareas que se pueden realizar por cada fase antes de empezar con la próxima.
El tiempo es el la parte central de la filosofía de Kanban, es por ello que la mayoría de los equipos que apuestan por este método optan por el seguimiento del tiempo. Una de las grandes ventajas de Kanban la capacidad de señalar los cuellos de botella en los procesos de desarrollo mediante la imposición de un límite en la cantidad de tareas activas que un equipo puede tener abiertas en un momento. Si la cantidad de tareas en activo son demasiado altas el equipo deberá identificar el problema y resolverlo.
No obstante, es importante entender que los cuellos de botella no tienen por qué ser síntoma de un problema organizacional, ni querer decir que los desarrolladores son demasiado lentos. Más bien indican que se ha intentando abarcar más trabajo del que el equipo podía gestionar, por lo que es el momento o bien de buscar más personal o de disminuir la carga de trabajo y alargar el tiempo del proyecto.
Como ya hemos dicho, con el método Kanban es muy sencillo detectar los cuellos de botella, pero este sistema de trabajo cuenta con muchos más beneficios.
Es por ello que el método Kanban resulta ideal para las empresas que requieren de mucha flexibilidad, especialmente en cuanto a entrada de nuevas tareas, así como durante el seguimiento de estas. Utilizando los tableros de Kanban se puede realizar una supervisión del equipo de trabajo y de las tareas en curso, así como conseguir una visión global