Existen múltiples herramientas que pueden emplearse de la mano del departamento de recursos humanos y que sirven para facilitar la relación y la comunicación con los trabajadores. En este caso hablamos del portal del empleado que tiene como objetivo favorecer ciertos trámites y documentos que son claves tanto para el empleado como para la empresa y es una gran vía de comunicación interna. Sigue leyendo y conoce todos los detalles sobre la definición de portal del empleado y todo lo que puede implicar.
¿Qué es un portal del empleado?
Cuando hacemos referencia al portal del trabajador nos referimos a una herramienta que permite tanto a los gestores del departamento de recursos humanos como a la propia plantilla a gestionar su información personal, sus tareas, funciones, nóminas y otros trámites que pueden digitalizarse para simplificar muchas gestiones. Se trata de un espacio personal de cada miembro del equipo y en el que pueden darse diferentes tipos de permisos según si eres trabajador, supervisor o si formas parte de recursos humanos.
Ventajas de tener un portal de empleados en tu empresa
Básicamente existe una razón de peso para crear un portal de empleado y es que ofrece una mayor independencia y autonomía a los empleados así como a los departamentos, pero también puede conllevar los siguientes beneficios:
1. Automatiza procesos
Existen algunas tareas y actividades que pueden dejar de manuales y seguir procedimientos largo y tediosos como puede ser pedir los días de vacaciones o justificar una ausencia laboral. Así se puede automatizar parte del trabajo diario y simplificar el tiempo invertido así como la administración del personal.
2. Centralizar documentos
Cualquier portal del empleado es capaz de centralizar los documentos administrativos y todo tipo de información.
3. Gestión de datos de forma más segura
Este tipo de canal es una forma fiable de guardar datos e información básica sobre tus empleados y de los diferentes departamentos, no se trata de un papel impreso que termina en un cajón y luego está almacenado durante años. Además cuando necesitas consultar un documento determinado o información puedes hacerlo fácilmente entrando en la sección del portal del empleados que necesitas. Por lo tanto, reduce la carga administrativa. Un portal para empleados debe garantizar la seguridad del tratamiento de datos y la privacidad de los datos personales de los trabajadores.
4. Es un canal de comunicación bidireccional
Un portal dedicado y creado exclusivamente para tu equipo es una manera de personalizar y plasmar todo lo que necesitas para comunicarte con ellos de forma interna eficazmente y directamente. Además este tipo de canales suele permitir la comunicación en ambos sentidos.
5. Reduce la carga de papeles y administrativa
Actualmente la carga de papel en ciertos departamentos es excesiva y se puede implantar diversas herramientas o software para reducirlo. Crear un portal del empleado puede ayudar en gran medida a prescindir del uso de papel en algunos trámites que no son estrictamente necesarios en papel físico y que sirven igualmente si se visualizan en la interfaz del portal del trabajador en el perfil de cada uno.
¿Qué debe tener un portal del empleado?
Una vez aclarada la definición de portal del empleado y sus objetivos es básico plantearse cuáles son las necesidades de la organización en base a su plantilla, tamaño, costes y otros factores. En este sentido cabe señalar que se trata de un instrumento que debe proporcionar soluciones y ser intuitivo. Entre las secciones más relevantes, un portal orientado al trabajador debe tener:
