Cómo crear un departamento de RRHH sin tanto papel

3 de noviembre, 2021

El departamento de recursos humanos juega un papel clave dentro de la gestión y organización de una empresa. Este de departamento suele tener que realizar una serie de procedimientos y procesos diarios para garantizar su correcto funcionamiento. La mayoría de estos procesos están relacionados con la gestión de información, relacionada con empleados, registros, contratos, mantenimiento de registros… Por lo que el departamento de recursos humanos está acostumbrado a tener que lidiar con gran cantidad de documentos.

Todo este papeleo, que engloba formularios, contratos, manuales… Puede llegar a obstaculizar el correcto funcionamiento del departamento si se trata de una cantidad excesiva de papel. Sobre todo si tenemos en cuenta los riesgos que conlleva trabajar con un gran volumen de papel, puesto que es muy probable la posibilidad de extravíos o traspapeleos.

Hasta hace relativamente poco estos departamentos utilizaban como principal herramienta archivadores como forma tradicional de organizar los papeles de la empresa, pero lo cierto es que en los tiempos que corren la opción más inteligente pueda ser la de optar por prescindir del papel. Pese a que ya han pasado muchos años desde la aparición de Internet y la expansión del uso de la tecnología en las empresas lo cierto es que todavía son muchas las que se muestran reacias a aplicar este cambio.

Ventajas de optar por utilizar menos papel en el departamento de RRHH

Entendemos que este cambio nunca es fácil, sobre todo si el departamento está acostumbrado a trabajar de una manera concreta desde hace muchos años. Pero dejar de utilizar papel se trata de una gran manera de prosperar como empresa y ser competitivos.

Además de que utilizar papel es perjudicial para el medio ambiente, también requiere costes periódicos para conseguir suministro, a parte del tiempo que lleva la correcta gestión, organización y almacenamiento de estos papeles. Sin hablar de que la empresa debe contar con un espacio en la empresa para guardar todos los papeles durante años.

Todos estos problemas relacionados con el papel se pueden resolver de una forma mucho más sencilla gracias a la creación de un departamento de recursos humanos sin papel. El uso de tecnología y bases de datos hacen que todo se vuelva mucho más sencillo. Además de todo esto, gracias a la electronización de los datos la empresa puede adoptar la filosofía del business intelligence, que no es más que la habilidad de transformar los datos en información, y esta información en conocimiento útil que ayuda a optimizar el proceso de toma de decisiones de la empresa.

Consejos para crear un departamento de recursos humanos sin papel

Si te han convencido todas las ventajas que te hemos contado y te has decidido por prescindir del papel en el departamento de recursos humanos, te damos una serie de consejos para poder realizar el cambio de la mejor manera posible.

Trabaja en la concienciación de los empleados

¡Esto es un punto clave! Si no se toman medidas para concienciar a los empleados sobre el uso del papel no se logrará adoptar el cambio de la forma correcta. Explica el por qué de esta nueva forma de trabajo y asegúrate que todo el departamento de recursos humanos entiende que es un cambio positivo debido a sus numerosas ventajas.

Firmas electrónicas

Toda persona que se ha enfrentado a formularios y contratos en el ordenador sabe que resulta algo engorroso tener que rellenarlo en el ordenador, imprimirlo, formarlo y volverlo a escanear. ¿Verdad? En el departamento de recursos humanos deben realizar y recibir una gran cantidad de documentos firmados, algo que puede consumir mucho tiempo, a parte de tinta y papel. Es por ello que las firmas electrónicas son la mejor solución, optar por ellas agiliza mucho este tipo de proceso.

Software para el departamento de recursos humanos

Hoy en día existen muchos software de recursos humanos que gracias a la tecnología permiten la automatización y la agilización de muchos de los procesos propios de este departamento. Este tipo de software, como es el caso de Sesame Time, ofrecen funciones como la gestión de vacaciones y ausencias del empleado, el control horario, o incluso el almacenaje de los documentos del empleado en a nube, como puede ser los contratos laborales.

La utilización de este tipo de software elimina el uso innecesario de gran cantidad de papeleo, debido a su naturalidad tecnológica y apuesta por la digitalización.

Archivar de forma electrónica

Como hemos dicho, muchas son las empresas que todavía guardan sus documentos en grandes archivadores, donde los papeles se acumulan durante años y si no se organizan bien pueden llegar a perderse o traspapelarse. La solución ante esa problemática es archivar de forma electrónica.

Optar por crear documentos digitales o escanear la documentación necesaria y guardarla en bases de datos o en la nube hace que se prescinda del papel además de permitir el acceso a esta información a todos los miembros del equipo casi desde cualquier lugar.

Con nuestro gestor documental puedes almacenar y compartir la documentación esencial con tus empleados de forma sencilla y sin complicaciones. En cualquier momento, en cualquier lugar.

Herramientas de reclutamiento

Una de las tareas más importantes del departamento de recursos humanos es la de contratación del talento. Durante lo largo de este proceso pueden llegar a generarse muchos documentos en papel, algo que puede ahorrarse apostando por herramientas de reclutamiento, como plataformas de captación de talento.

Además, la empresa puede tomar como política la decisión de no recibir candidaturas mediante currículums impresos. Esto, además de ahorrar el uso innecesario de papel, permite gestionar todo de manera on-line, por lo que el proceso es bastante más sencillo.

Material tecnológico

El último punto, uno de los más importantes. Si el equipo de recursos humanos no cuenta con el material tecnológico necesario para poder digitalizar la documentación y reducir el uso del papel el cambio no podrá llegar a realizarse de forma correcta.

Asegúrate que todos los miembros del equipo tienen acceso a ordenadores, aplicaciones de ofimática y a los dispositivos tecnológicos necesarios para prescindir del uso del papel. De esta manera, poco a poco, se logrará empezarán a reducir los post-its, las libretas y los folios e impresiones innecesarias.

¿Qué te parece? ¿Realizamos un cambio hacia el paperless?