Cómo configurar un sistema de gestión de turnos en la empresa

18 de enero, 2023

No son pocas las empresas que funcionan mediante el trabajo a turnos. Una opción que garantiza a la compañía un funcionamiento continuo, evitando interrumpir la actividad. El gran reto de esta modalidad es configurar la gestión de turnos.

Recursos Humanos deberá configurar el sistema lo más equitativo posible. Para ello, habrá que tener en cuenta tanto las necesidades de la empresa como la normativa legal.

Ten en cuenta que los trabajadores deberán descansar un mínimo entre turnos. Por no hablar de los turnos nocturnos.

Configurar el sistema de turnos: ¿qué turnos se van a implantar?

El primer paso a la hora de configurar la gestión de turnos es elegir el tipo de turnos. Hay varias formas de organizar el trabajo a turnos.

En función de las necesidades de la organización, habrá que elegir uno u otro. Identificamos hasta tres tipos de turnos:

• Turno discontinuo: hay turno de mañana y turno de tarde. Se suele rotar entre uno y otro, y los fines de semana se descansa.
• Turno semidiscontinuo: a los turnos de mañana y de tarde se suma el turno de noche. Únicamente se descansa los domingos.
• Turno continuo: de nuevo tenemos turnos de mañana, tarde y noche. Sin embargo, los tres turnos se mantienen los siete días de la semana.

Paralelamente, tendremos que decidir entre turnos sencillos o turnos rotativos. Los primeros se caracterizan porque el empleado siempre ocupa el mismo turno.

Es el que suele darse en empresas que no tienen una necesidad operativa continua. Aportan estabilidad, y son fáciles de gestionar.

En cambio, los turnos de trabajo rotativos implican que el empleado pasa por cada turno en algún momento. Suele darse en empresas que tienen una operatividad continua.

Aquí también deberías definir el patrón de turnos de trabajo. El más habitual es mañana-tarde-noche, pero cada empresa funciona de una forma. Si tienes un patrón que funciona, adelante. 6×2, 5×2, 4×3… por opciones no será.

Cómo configurar los turnos de trabajo

Una vez hemos decidido qué tipo de turno aplicaremos, es el momento de elaborar los cuadrantes de turnos. Se trata de un documento donde aparecen reflejados los diferentes turnos y quién los ocupa.

Puede tener una periodicidad semanal, quincenal, mensual… Una vez lo completemos, habrá que compartirlo con los trabajadores.

Tenemos varias alternativas a la hora de configurar el sistema de gestión de turnos. Lo puedes hacer a mano, en Excel… o utilizar un software de RRHH como Sesame HR para ello. Esta última es, sin lugar a dudas, la mejor opción.

Más allá de los turnos y las necesidades de mano de obra, deberás tener en cuenta las restricciones legales. Tenemos que configurar los turnos en función de la normativa laboral.

Esto implica respetar el descanso mínimo entre turnos. Nuestro convenio puede implicar restricciones adicionales a las de la normativa general.

Contar con un software específico para configurar la gestión de turnos nos ayuda a tener esto en cuenta. También las propias restricciones en nuestra plantilla.

A partir de todos estos condicionantes, podemos ir completando el cuadrante de turnos. Una buena forma de hacerlo es colocar juntos a aquellos trabajadores que ofrecen el mejor rendimiento.

Tras completar el cuadrante, lo compartimos con los empleados. Lo ideal es asignar turnos con la mayor antelación posible.

Cómo configurar la gestión de turnos con un software de RRHH

Este tipo de herramientas suele generar dudas al principio. Sobre todo, si nunca antes has utilizado un programa así. ¿Merece la pena invertir en un software para configurar la gestión de turnos? La respuesta es un rotundo sí.

En el caso de Sesame HR, lo primero que haremos al configurar la gestión de turnos es añadir el convenio y sus restricciones.

Entre los datos fundamentales están el total de horas anuales o el porcentaje de horas complementarias admitidas. También el máximo de días que se trabajará al año.

A continuación añadimos las restricciones legales. Por ejemplo, el tiempo que pasará entre turno y turno o el máximo de turnos nocturnos que se pueden encadenar.

Solo nos quedará crear los turnos y asignarlos según los empleados que necesitan y el patrón elegido… y compartirlo con la plantilla.

5 errores habituales al configurar este sistema

1. Ignorar los descansos. Por una parte, nos arriesgamos a importantes consecuencias legales. Sobre todo, si la situación se repita.
2. No tener en cuenta los imprevistos. Un trabajador puede tener una necesidad y ausentarse un día, puede caer enfermo.
3. Falta de información. RRHH necesita saber en todo momento de qué recursos dispone a la hora de asignar los turnos.
4. Ignorar a los trabajadores. Por una parte, hay que escucharlos y conocer su opinión y satisfacción con los turnos.
5. No utilizar un software de gestión de turnos. La mayoría de problemas que puede aparecer al configurar el sistema de turnos se solucionan con la herramienta adecuada.

¿Te ha parecido interesante? ¿Quieres saber más sobre la organización y gestión de los turnos de trabajo?

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