Cómo realizar un onboarding automatizado para nuevos empleados

30 de junio, 2023

El departamento de Recursos Humanos debe afrontar múltiples tareas a lo largo del día. Por eso, cada vez es más común automatizar tantos procesos como sea posible. Entre ellos, se encuentra la posibilidad de realizar un onboarding automatizado.

El proceso de onboarding para empresas es de gran importancia a la llegada de nuevos trabajadores, especialmente cuando están en remoto. Este ayuda a que se sientan arropados por la compañía, permitiendo que se acoplen a nuestra cultura empresarial más fácilmente.

Si te estás preguntando, ¿cómo realizar un onboarding automatizado para mejorar la efectividad de tu organización? Aquí te traemos la respuesta.

Qué es un onboarding automatizado

El proceso de bienvenida de las nuevas incorporaciones a tu entidad es imprescindible, sobre todo cuando se trata de trabajadores a distancia. Por eso, es importante realizar un recibimiento adecuado a los nuevos miembros del equipo.

Un onboarding automatizado es aquel que asegura que dicho proceso de adaptación a tu entidad se ejecute de forma sencilla y cómoda. De esta forma, se asegura una adaptación correcta y acorde a cada persona de la plantilla. Así, podrán comenzar con sus labores de forma sencilla desde el principio.

Ventajas de contar con un onboarding automatizado

Cada vez se automatizan más procesos en la sociedad, a todos los niveles, ya que esto permite aumentar el rendimiento y reducir costes. Lo mismo sucede también en el ámbito de los Recursos Humanos, donde cada vez se mecanizan más procesos.

Pero ¿por qué contar con un onboarding automatizado en tu empresa? Estos son algunos de los beneficios de usarlo para ello:

• La principal ventaja es la reducción de costes y del tiempo necesario para realizarlo.
• Mejora la disponibilidad y aporta más confianza, aumentando a su vez la productividad laboral.
• Agiliza y simplifica el proceso de Recursos Humanos y la contratación.
• Garantiza un servicio siempre actualizado, ininterrumpido y fiable.
• Permite un seguimiento de los objetivos a gran escala.

Pasos para hacer un onboarding automatizado

Con la evolución del espacio de trabajo digital y la mayor popularidad del teletrabajo, el funcionamiento del proceso de onboarding ha cambiado mucho. Por eso, para crear un onboarding automatizado se deben realizar los siguientes pasos que te explicaremos a continuación.

Establece la checklist para un onboarding de calidad

Muchas empresas cuentan con un manual de bienvenida para el empleado con todos los aspectos a tratar. A la hora de hacer el checklist de onboarding automatizado se deben decidir cada uno de los pasos de bienvenida a seguir.

En estos casos, un software de onboarding empresarial puede facilitar esta tarea para no pasar por alto ninguno de los puntos a realizar. Con esta checklist se puede conocer en qué momento se encuentra el nuevo trabajador.

Cuando se quiere obtener un onboarding digital, simplemente se realiza la lista y el trabajador irá marcando cada uno de los puntos por los que pase.

Contactar con el futuro empleado

Lo primero que debe hacerse entre el periodo de selección de personal y la incorporación del trabajador es enviar al nuevo miembro toda la información sobre lo que necesitará para una incorporación efectiva.

Dependiendo de la entidad es posible que se requieran ciertos materiales para trabajar. Del mismo modo, la empresa debe establecer qué materiales le proporcionará al trabajador. Algunos de los elementos necesarios para diseñar un onboarding automatizado son:

• Un ordenador y /o móvil de empresa.
• Manual de la compañía.
• Acceso al correo electrónico corporativo.
• Pack de bienvenida.

De esta manera, se quiere conseguir que el nuevo miembro sepa más sobre la cultura organizativa, facilitando así su adaptación.

Automatiza el papeleo previo

Antes de que se dé la incorporación es interesante solucionar el papeleo de Recursos Humanos. Para esto, se puede automatizar algunos procesos como la firma del contrato o documentos legales, programándolas.

En este contexto, la firma digital puede ser un gran aliado que agilice los trámites para avanzar en el onboarding automatizado.

Programa reuniones

Cuando llega alguien nuevo debe conocer tanto a sus compañeros como a sus superiores. Por ello, es interesante, especialmente en el caso de los miembros de la plantilla que teletrabajan, contar con un momento para reunirse.

Así pues, para un onboarding digital se deberá establecer cuáles son las reuniones necesarias según el departamento y las tareas que vaya a desempeñar esa persona. De igual manera, se le debe mandar un calendario con las tareas, objetivos y proyectos a realizar.

Programar un seguimiento del proceso de onboarding digital

Desde un primer momento se deben establecer posibles encuentros con el empleado para ver cómo se desenvuelve. Lo normal es realizar la primera reunión cuando se lleva una semana o unos 10 días en la empresa.

La segunda puede hacerse cuando el trabajador haya pasado un mes desde su incorporación. A largo plazo es recomendable hacer una al trimestre, para comprobar así cómo evoluciona.

Una vez pasa un periodo de adaptación a nuestra entidad, se debe pasar a la evaluación del desempeño del empleado. Para realizar todas estas tareas es aconsejable contar con un software de RRHH como el de Sesame HR.

Consejos para un onboarding automatizado

Conseguir un onboarding automatizado que funcione puede ser complicado. Por eso, aquí te dejamos algunas claves para asegurar el éxito en tu compañía:

• Automatiza siempre teniendo en cuenta el toque humano, especialmente en situaciones de trabajo a distancia. A veces, las nuevas incorporaciones necesitan de un empujón para contactar con sus compañeros y saber con quién deben tratar cada tema.
• Sigue el proceso y en caso de necesitarlo, adáptalo. Cada persona es un mundo, por eso se debe ir siguiendo como se desarrolla el aprendizaje y la adaptación, ofreciendo a cada persona el apoyo necesario.
• Mide la eficiencia general de tu onboarding digital al terminar este proceso, para ver si está funcionando o no y cambiar aquello que cause problemas.
• Integra el software de onboarding digital en el resto de sistemas existentes, ayudando a que el nuevo empleado empiece a trabajar pronto y se adapte a la nueva situación. Esto permite que no tengan que abrir varios software al día simplificando la tarea.

¿A qué esperas para poner en práctica tu proceso de onboarding automatizado? Si tienes más dudas sobre el tema, en Sesame HR contamos con guías y artículos del blog que pueden servirte para automatizar tus procesos con ayuda del software de RRHH.