Tips para gestionar la documentación de nuevos trabajadores de la empresa

3 de julio, 2023

A la llegada de nuevos trabajadores, la empresa debe realizar una serie de tareas que permita tener en orden todos los nuevos documentos. La gestión de documentación de nuevos empleados debe ser efectiva y fácil, para mejorar la experiencia tanto del futuro miembro como de la compañía.

Desde Sesame HR queremos ayudarte a implementar tu gestor documental con este artículo. Sigue leyendo y toma nota de algunos de nuestros consejos para llevarlo a cabo, ¿a qué esperas?

¿Qué es la gestión de documentación en nuevos empleados?

Cuando nuestra compañía crece y contrata a nuevo personal, se debe seguir un orden en el papeleo con el que se cuenta. Cada nuevo miembro de la plantilla, viene con una serie de documentos a tratar, guardar y gestionar.

Hablar de gestión de documentación de nuevos empleados en una empresa es sinónimo del conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar los expedientes que necesita la entidad.

En el caso de los Recursos Humanos esto puede hacer referencia a estrategias y planteamientos que ayudan a la ejecución organizada, sistemática y estandarizada, para un mejor manejo de las informaciones recibidas y producidas en toda empresa.

El objetivo de la gestión documental es facilitar la recuperación de la información necesaria. Para eso, se debe:

• Determinar cuánto tiempo hay que guardar los documentos.
• Eliminar los que ya no sirven.
• Asegurar una buena conservación a largo plazo.
• Actualizar los documentos cada cierto tiempo.

Se trata de un proceso que ocurre día a día y afecta a las entidades. Una parte de este procedimiento incluye la gestión de la documentación de nuevos empleados cuando llegan a la organización.

Cómo se gestiona la documentación de nuevos empleados

La gestión de documentación de nuevos empleados es esencial para garantizar una integración fluida, así como cumplir con las regulaciones legales o las políticas internas de nuestra organización.

Seguro que te estarás preguntando cómo realizar esta labor de forma correcta y eficaz. A continuación, te contamos todo sobre la gestión de documentación de nuevos empleados:

Tipo de documentación a guardar y gestionar

Todo personal de nuestra plantilla cuenta con una serie de papeles que se pueden clasificar en las siguientes áreas:

• Oferta de empleo y aceptación: se trata de la propia oferta de empleo realizada normalmente por escrito.
• Documentos administrativos y legales: el nuevo miembro debe completar una serie de formularios administrativos y legales, como puede ser el del IRPF. Del mismo modo, la empresa puede contar con otros cuestionarios específicos como políticas de confidencialidad y diferentes acuerdos.
• Documentación personal: esta se debe solicitar a todo trabajador. Puede ser el DNI, pasaporte o carné de conducir. La idea es verificar la identidad de la persona. Otros documentos necesarios son el número de la Seguridad Social, la dirección, fecha de nacimiento y número de cuenta bancaria.
• El tipo de contrato laboral, con todos los detalles del empleo: salario, responsabilidades, condiciones, etc.
• En caso de que la organización disponga de ciertos beneficios como seguros de salud o plan de jubilaciones, hay que aportar la información disponible al empleado y que se inscriba en aquellos que prefiera.
• Formación y orientación: que se brinda al nuevo miembro de la plantilla cuando llega a la misma, así como cualquier capacitación necesaria para desempeñar la función de la que disponga.

Factores a tener en cuenta

La gestión de documentación de nuevos empleados debe tener en consideración algunos aspectos clave importantes. Estos son:

• Un almacenamiento seguro y confidencial de todos los archivos para cumplir con las regulaciones de protección de datos y privacidad.
• Cumplimiento de las leyes laborales y fiscales, con el objetivo de mantenerlas actualizadas y siempre cumpliendo con la normativa vigente en materia laboral.
• Control horario y el seguimiento del progreso del nuevo miembro, tanto en los primeros días como semanas. Todo ello se recoge en archivos que hay que almacenar.

Disponer de un software de gestión de documentos

Gracias a los avances tecnológicos, en la actualidad se puede optar por diversos programas para facilitar la gestión de documentación de nuevos empleados y su almacenamiento.

Softwares dedicados a ello, como el de Sesame HR permiten almacenar de forma más segura y disponer de los documentos siempre que sea necesario. Asimismo, ciertos programas facilitan la firma digital de documentos o su edición, por lo que se agiliza el proceso.

5 tips para una buena gestión de documentos

Una buena gestión de documentación de nuevos empleados es esencial para asegurar la eficiencia, la seguridad y la organización en cualquier entidad. Para llevarlo a cabo de forma efectiva aquí os dejamos 5 tips que tu compañía necesita conocer. ¡Toma nota!

• Establece un sistema de organización. Contar con un sistema de archivos bien estructurado y lógico, facilita la búsqueda, ayudando a recuperar los documentos necesarios. Por ello, categorizar los archivos por fecha, proyecto o departamento puede acelerarlo.
• Digitaliza los documentos siempre que sea posible. Así se reduce la necesidad de espacio físico para el almacenamiento y se facilita el acceso remoto a los documentos. En este caso, es interesante contar con escáneres de calidad y con sistemas seguros que eviten la pérdida de información.
• Implementa controles de acceso y seguridad. Para proteger los documentos se puede establecer niveles de acceso para los documentos según los roles y responsabilidades de cada miembro. Se pueden utilizar contraseñas fuertes y cifrado para proteger archivos sensibles.
• Establece políticas de retención y eliminación. Para ello se define claramente cuánto tiempo se deben conservar los documentos antes de ser eliminados o archivados, siempre cumpliendo con los requisitos legales y fiscales.
• Fomentar el uso de herramientas de colaboración y gestión en línea, para facilitar el trabajo en equipo y la edición en tiempo real. Los programas de gestión de documentación de nuevos empleados en RRHH suelen contar con esta funcionalidad, permitiendo a su vez el seguimiento de las versiones, con un historial de cambios.

La gestión de documentación de nuevos empleados contribuye a la seguridad de la información y al cumplimiento de las regulaciones vigentes. Ahora que ya sabes cómo realizarla, solo queda ¡ponerla en marcha! Puedes ampliar la información sobre nuestro software de RRHH en nuestro blog.